SEPA 2

Wenn Sie mit Lastschriften arbeiten, lesen Sie bitte weiter…

Das SEPA Direct Debit Mandat erfordert viel Aufwand und RECHTZEITIGE Vorbereitung. Egal in welcher Branche oder Dienstleistung, Handel, Infrastruktur, Immoblienwirtschaft, Energie, Buch-haltung, …  einfach alle betrifft es. Das Debitorenmanagement, den/die SEPA-Umstellungsverantwortlichen- Sie als Geschäftsverantwortliche/r.  Unverrückbar per  1.Februar 2014  00.01 Uhr erfolgt -ohne Ausnahme- die Umsetzung der gesetzlich festgelegte Neuregelung für alle Teilnehmer-/Innen ob Firma zu Firma(B2B) oder Firma zu Verbraucher/Endkunden (B2C) oder C2C..usw.. Betroffen ist  u.a. die in Deutschland meistverbreitete und beliebte -schriftliche Einzugsermächtigung- die so wie bisher nicht mehr existiert/ ungültig wird.  Erteilte Abbuchungsaufträge werden zum 31. Januar 2013 ungültig.  Es müssen rechtzeitig neue SEPA-Firmen Lastschriftmandate erteilt und kommuniziert werden. Sprich es muss die neue Mandatsverwaltung funktionieren und erfolgreich getestet sein, durchgängig die Stammdaten aller Systeme aktualisiert sein, Vorankündigungen (mind. 2 Empfänger). Der entscheidende Kostenfaktor+ TREIBER für Ihre BUCHHALTUNG und DIENSTLEISTER  ist die OPTIMIERUNG der Verwendungszweckreferenz !
=> Das sagt Ihnen keine Bank und i.d.R. kein Buch-/Steuerberater. Denn niemand setzt sich gedanklich auf Ihren Stuhl! Noch weniger unterstützt Sie bisher jemand zweckdienlich, zielführend und individuell bei dieser-/n Aufgabe-/n kompetent „vor Ort“.   Angebot

Es gibt EU-weit als SEPA Lastschriftmandat grundlegende Unterscheidungen zusätzliche Anforderungen. Firma zu Firma (B2B) Lastschrift, für Verbraucher (B2C) die Basis SEPA Lastschrift und COR-1.  Jeweils  in der Einmal-Variante (One-Off Payment) für den einmaligen Lastschrifteinzug oder als wiederkehrend/Intervallvariante (Recurrent Payment).  Auch bei Typen,Varianten, Einlieferung, Benachrichtigung der Bank(neu) und Zahlungspflichtige sowie  ersten und letzten Einzug, wie folge oder letztmaligem Einzug ändert sich alles. Beispielsweise  für Abo-Produkte  wie Miete, Strom- oder Telefonrechnung, WEG- Einzüge, Tank/Treibstoffe etc. Es muß bei Einreichung – ab 1.Februar 2014 = keine Datenträger mehr erlaubt – sortenrein nach Varianten (kein MIX) geliefert werden. Wird ein erteiltes Lastschriftmandat länger (36 Monate) nicht genutzt, so ist das Mandat verfallen und muss erneut – bei dem jeweiligen Endkunden angefordert werden. Das gilt generell auch in Zukunft. Bei JEDER Änderung von Adresse, Bankverbindung, Kundennummeränderung müssen Sie aktiv werden etc.! (Zentrale Bedeutung für Ihre in-/externe AUSWAHL und PFLEGE der Mandatsverwaltung. Damit liegt IHRE kaufmännisch/kauffraulichen Zukunft Stichtag/Cut-off- time 31.Januar 2014 24.00 Uhr – im Zahlungsverkehr & KostenENTSCHEIDUNG  – bei Ihnen – in den zentralen Stammdaten- oder z.B. Datev e.G. (R)  anderen Dienstleistern. Neben Neuordnung (MUSS) der Verwendunsgzweckreferenz  (=>CHEF-/IN SACHE!)  ist diese unternehmerische Entscheidung  Qualitäts+Kostensensibel-/entscheidend.

Anders ausgedrückt wenn auch wiederholt:
Lastschriftmandate  haben eine Gültigkeit befristet auf 36 Monate nach dem letzten rechtmäßigen Einzug. Wenn noch benötigt: Bitte vorhalten oder alle 3 Jahren zu erneuern- sonst automatischer Verfall/ungültig.
Die wichtigste Neuerung und Herausforderung ist die für Sie passende Mandatsverwaltung.  Betroffen= Ihre Stammdatenhaltung (IN-/EXTERN) und damit Qualitätsanforderung für die automatische Auszifferung. HANDLUNGSBEDARF: Dies erfordert so schnell wie möglich eine Anpassung für zukünftige Prozesse und Automation. Sonst droht Kostenlawine, Steigerung des Verwaltungsaufwandes inklusive gesetzl. Archivierung und Prüfungen. 10 neue Mindestbestandteile müssen geliefert werden, Verwendungszweckfeldgröße schrumpft um  fast 50% siehe oben. Die  Referenzierung muss durchgängig für alle Systeme und Prozesse (rein+raus) robust getestet werden- sonst droht zusätzliche Verzögerung / Aufwand und Schaden.

Wiederholung mit anderen Worten:
Neuerung: 2x Informationen (PreNotification/Vorankündigung)  die notwendig an Zahlungspflichtigen bzw. ggfs. Beauftragten(Third Party) und Zahlungsdienstleister. Beim Zahlungslauf/ der Lastschrifteinreichung muss der/den  hierfür explizit zugelassenen Zahlungsdiensteister/Payment Provider /Banken mitgeteilt werden, welche Mandat-Variante (One-Off- oder Recurrent-Payment usw.) jeweils sortenrein als elektronische Datei für den Zahlungsempfänger vorliegt.

Das Lastschriftmandat muss immer  in schriftlicher Form vorliegen (ausser gültiger digitaler Signatur z.B. neuem Personalausweis).
Bedeutet für Sie:(=>SUCHAUFWAND in Datenbanken, allen involvierten Stammdaten / IT-Systemen und ggfs. Papier). Es gibt nach unseren Recherchen (Stand Oktober 2013 kein eMandat oder eine akzeptierte elektronische Variante vergleichbar zur Einzugsermächtigung(ALT- 31.1.2014). Die Gestaltung und zu tätigen Angaben m ü s s e n  den SEPA Vorschriften zwingend entsprechen, sonst kann bis zu 13 Monaten (Basis SEPA-Lastschrift B2C) reklamiert und die Buchung storniert werden. (Kosten+Auswirkung auf das  LastschriftOBLIGO+Risiko+Liquiditätsprobleme sind zu berücksichtigen, sowie Folgeprozesse und Verluste =negative Deckungskostenbeitragsrechnung für Zahlungsempfänger-/In). Die Mitwirkungspflicht des Zahlungseinreicher-/ Empfängers  liegt beim Lastschriftmandaten. D.h. die in schriftlicher unterzeichnete Vereinbarung muss vorliegen mit gültigem Datum usw. sonst NEU generieren. =Zeit+Kostenaufwand …Anschreiben, Porti, Kommunikationswege, Scans, Papier, Ablage, Revisonssicherheit, Datenschutz, Rücklauf.. usw.
Unabhängig gilt die Aufbewahrungsverpflichtung und Bereitstellung der gültigen Angaben  Pflichtangaben (10), die bei jedem Lastschrifteinzug  mit zu übermitteln sind.

EInzugsermächtigungsauftrag Stand 2008
Einzugermächtigungsvereinbarung SEPA-Lastschrift

Redaktionsstand 2007/rev.2013

Avisierung /Ankündigung =  -Zusatzaufwand Adressqualität postalisch+elektronisch- Kosten- und zeitintensiv
Dem Zahlungspflichtigen muss jede SEPA-Lastschrift (Typabhängig wenn B2B Firmenlastschrift oder COR-1 bzw. B2C-Verbraucher /Konsumenten mit Basis SEPA-Lastschrift)  per Avis vorab angekündigt werden. Fälligkeitsdatum: Bei der SEPA-Lastschrift ist ein konkretes Fälligkeitsdatums zwingend (MUSSFELD) zu vereinbaren. Der Zahlungsempfänger/Einreicher/Dienstleister/Händler muss die SEPA-Lastschrift zum Einzug rechtzeitig  so einreichen, dass sie der Bank des Zahlungspflichtigen termingerecht vorliegt.

Fristen nach Typ und Vereinbarung/Bank/Prenotifikation
Je nach Vereinbarung mit dem Zahlungsdienstleister vierzehn bis mindestens sieben Tage bei Erst-/ Einmallastschriften und mindestens vier Tage vor Fälligkeit bei wiederkehrenden Lastschriften bei Basis. Firmen-LA  je nach Typ und Variante. 20130928LA_Fristen 20130928LA_Fristen

Cash-Flow-/Liquiditätsauswirkungen -bereichsübergreifend betrachtet.
Abstimmung/ Anpassung/ Auswirkung Zahlungsziele und Liquidität/Mahnwesen:
Die Koordination/Cashmanagment/Liquiditätssteuerung und das Debitorenmanagement muss organisatorisch  und terminlich (Obligo/Kreditlinien) die optimale Terminierung der Einreichung von Ersteinzug oder Folgeeinzug bzw. letzmalig oder einmalig beachten. Die Belastung muß punktgenau gemäß Vereinbarung und Avis,  Einlieferzeitpunkt je nach Typ, Variante (B2B oder B2C  2 Wochen vor Einzug bzw. COR-1    laut BuBa-Webseite).

Hinweis:
Das Avis kann vollumfänglich bei ausgewählten Zahlungsdienstleistern- bequem seitens der Endkunden-Bank/Zahlungsdienstleisters auf dem Kontoauszug des Endkunden dargestellt werden. (Bedarf einer Anpassung und Zusatzvereinbarung)

SEPA-Mandat
(Firma2Firma=FIRMENLASTSCHRIFT) oder
Verbraucher/Konsument=SEPA BASIS-Lastschrift  sowie
COR-1 ab Nov. 2013
Das SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard 20022 und wurde für den Interbanken-Zahlungsverkehr verpflichtend eingeführt.

Fazit + Handlungsbedarf anders   treffend und flüssig formuliert: =>

Sehr gute Publikation – mit freundlicher Erlaubnis-  per Sept.2013  treffend, hilfreich  auf den Punkt gebracht von Herrn Dr. Stahl IBI-Research Uni Regensburg oder als Langversion der IBI  .

PDF20130928SEPA_die Zeit drängt

Exkurs für Interessierte:
Mandatsinformation an Zahlungspflichtigen/Pre Notfication  bzw. Kontoauszugsinformationsvarianten und neue Zahlungsdienstleister – als  Ausblick –
XML oder MT940/DTI+ oder  EDIFACT
Um elektronisch z.B. den gesamten Gehaltszettel auf dem Auszug zu übertragen, eignet sich für  die integrierte Weiterverarbeitung in der gesamten Wertekette- also für´s verzahnte EDIFACT-   z.B. der „Financial Statement“. Grund: Weil strukturiert mit optimalem -vollumfänglichem- nicht wie bei SEPA-begrenzt/knappen Verwendungszweck- kann FINSTA für Firmen zur GesamtProzessAbbildung- damit sicheren zuverlässigen Automatisierung  und Weiterverarbeitung genutzt werden, ist damit insbesondere massentauglich. (Siemens AG u.a.)  In der Praxis machen die Mehrheit der Zahlungsverkehrsdienstleister/Banken von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch, weil Sie sich damit substituieren könnten.  Die Investitionen für Near-/Non Banken / neue Zahlungsverkehrsdienstleister ohne Echtzeitbanking  und werden mit anderen propritären Anpassungen  und Formaten investitions- und zeitkritisch. Gebührenerhöhungen für Firmen und Privatkunden auf Kontogebühr erfolgt nach unseren Einschätzungen.